1. Как стать источником комплектования муниципального архива?
Источником комплектования муниципального архива могут стать:
- структурные подразделения Администрации городского округа Стрежевой;
- органы Администрации городского округа Стрежевой, наделенные правами юридического лица;
- Дума городского округа Стрежевой;
- Ревизионная комиссия городского округа Стрежевой;
- Муниципальная избирательная комиссия;
- муниципальные учреждения и муниципальные унитарные предприятия;
- организации, источники комплектования архивных фондов Томской области, в отношении которых органы местного самоуправления городского округа Стрежевой наделены отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Томской области и находящиеся на территории городского округа Стрежевой;
- организации и граждане на основании заключенного с Администрацией городского округа Стрежевой договора.
- негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к муниципальной собственности, в случае если источниками комплектования муниципального архива являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

2. Как составляется номенклатура дел? Что такое Опись №1 и Опись №2?
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (срок хранения определяется по Перечню типовых управленческих документов, 2010г.).
Номенклатура дел организации составляется на предстоящий календарный год в последнем квартале года и оформляется на общем бланке организации по установленной форме службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение (см. Методические рекомендации). Согласовывается раз в 5лет с Архивным управлением Томской области (если нет изменений в составе документов). В конце каждого года номенклатура дел организации уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается руководителем на следующий год.
Описи дел – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, для учёта дел.
Опись № 1 – дела постоянного срока хранения
Опись № 2 – дела по личному составу (75 лет).

3. Как формируются и ведутся дела?
В дела подшиваются только исполненные документы. В дело включаются документы в одном экземпляре. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела.
В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации); документы выборных органов (формируются за период созыва); документы учебных заведений (формируются за учебный год). Документы внутри дела должны последовательно освещать вопросы и располагаться в хронологическом порядке (входящие по датам поступления, исходящие по датам отправления) или алфавиту авторов или корреспондентов. Документы помещают в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объём, из них формируют самостоятельное дело. Уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены как самостоятельные документы, то их группируют в отдельные дела.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения:
1) приказы о приёме, переводе, педагогической нагрузке, отпусках по уходу за ребёнком, длительных командировках, награждении, премировании, аттестации, присвоении квалификации, изменении фамилии, имени, отчества, материальной помощи, увольнении – 75 лет ЭПК;
2) приказы об очередных и учебных отпусках, дежурствах, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет ЭПК.
Переписку группируют за год в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом; при возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В заголовках дел содержащих плановую или отчётную документацию указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчёты). Например: «Годовой отчет в Территориальный орган Федеральной службы госстатистики по Томской области на 2006 г.». Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты и другие документы формируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Датой личного дела являются даты регистрации приказов о приёме и увольнении работника.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела по годам и располагаются в них в порядке алфавита фамилий работников. При формировании лицевых счетов использовать первые три буквы алфавита.
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Дела хранятся по месту их формирования в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

4. Как отобрать дела для архивного хранения?
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) организации. В своей работе ЭК руководствуется Положением об ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового или ведомственного перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путём полистного просмотра дел.

5. Как передавать дела в муниципальный архив?
Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК Архивного управления Томкой области описям дел, документов; документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в организации-источнике комплектования.